専門家が教える。社内運動会の運営会社選びで失敗しない５つの秘訣
その１．運動会の運営は中学生でも出来る
その２．そもそも運営会社か？
その３．超重要！安全面を担保できるか？
その４．目的に合わせたプランを組めるか？
その５．適切な会場を確保出来るか？
本格的なスポーツの秋となり、学校だけでなく会社の運動会もバンバン行われています。
弊社もこの秋だけで数十の運動会を企画運営する予定です。
かつて80年代まではほとんどの大手企業で社内運動会は行われておりましたが、バブル以降経費削減でほとんど見なくなりました。ところが、2010年くらいからこの社内運動会が復活してきました。
言われた事を確実にこなす大量生産時代に必要な人材ではなく、現代は創造性や個性が大事な人材を必要とする業種が台頭してきたために、社内コミュニケーションがとりにくくなったのが主な理由です。つまり、仕事上だけではコミュニケーションが機能しないので、業務がうまく回らないということです。
その点、運動会という非日常の環境で、ひとつの明確な目的に向かい、自然と社員同士の交流や協力が生まれ、それが社内での円滑なコミュニケーションにも活かされたといった声が多く上がっており、効果を実感されてリピートされる会社が多いのです。
■専門家が教える。社内運動会の運営会社選びで失敗しない５つのポイント
その1．運動会の運営は中学生でも出来る
「社内運動会やりたいんだけど、相談にのってよ」と知り合いの社長から度々言われます。そのとき、こう答えます。「50人以下なら自社のメンバーでできるよ。それ以上なら相談に乗るよ」運動会の企画・運営は中学生でも出来ます。だって、実際に学校の運動会を運営してますよね？でも、100人以上、200人以上となると、自社メンバーでは負担が大きくなります。そして、会社の運動会は中学校の運動会とは目的も費やせる時間も違います。
日本中にイベント会社、企画会社、広告代理店は星の数ほどあり、ほとんどのイベント会社は本格的なスポーツイベントを行った経験がありません。学校の運動会とは違いリハーサルなしで行うので、運動会運営の経験が無いと各競技で何をどこまでやれば怪我をしてしまうか分からないし、限られた時間で各競技がどの程度の時間がかかるかも経験がありませんので、競技時間がおしにおしてしまい、予定していた競技が行えないという事態が起こります。相談しているイベント会社の実績を確認しましょう。また、その実績では何を担当していたのか？詳細を聞いてください。よく聞いたら、人を手配しただけ、テントなど備品を手配しただけというケースもあります。
そもそも日本の運動会運営の会社は、単なるスポーツ好きというだけではじめた場合が多く、本格的なスポーツイベントの経験が無い人で構成されている会社が多いのです。そういう会社は要注意で、当日までの工程管理のノウハウがないため、必要な救護備品の抜け漏れがあったりなど後々大きなトラブルがおきる危険性が多分にあります。
その２．そもそも運営会社か？
社内運動会の運営会社を探す場合、運動会を行いたいクライアント企業が代理店に声がけして運営会社を探すか、クライアントがネットで直接探すか、という流れになると思います。
ここが大事で、しっかり運動会を行うスキルと実績のある運営会社に、中間をかませず、いかに行き着くかがポイントになります。
中間に何もしない会社が何社も入ってしまう可能性があるということです。これらの会社は、ほとんどなにもせずに中間マージンをとることになります。（かなり大規模な案件で全体予算を適切にふりわけ、たくさんの業者をハンドリングしている場合もありますが）この場合、同じ事をやるのでも、かなり割高、または同じ料金だけど質を下げざる得なくなります。
要注意なのは、企画会社やイベント会社です。
小規模な広告代理店や企画会社は、運動会を行う上での安全性などの大事なスキルがなく、実現可能性が曖昧なまま一見ウケの良さそうな企画だけを作り、運営会社に丸投げします。これは実際受注したあとが大変で、大幅な企画変更となるケースが多々あります。
また、企画会社か運営会社かを見分けるには、社員の人数を聞けば分かります。社員数10人以下のような会社は、社員がイベントの重要なポジションに配置できるほどリソースがないので、運営会社ではありません。たとえ運営会社だとしても、毎回外部から人を手配しているために運営クオリティはバラバラでしょう。
代理店や企画会社がはいったり、派遣会社から大量に人を派遣してもらったり、ほとんどの設備や備品をレンタルしたりすると、見積りが高額になってしまうので、これらの機能をもつ運営会社が理想的です。
その３．超重要！安全面を担保できるか？
実績のない会社やノウハウの無い会社に依頼するのは、とても危険な“賭け”となってしまいます。社内運動会は、ふだん運動をしていない大のオトナが多数参加するために、やり方を間違うとけが人続出という事態もあり得ます。また、万一のときのAEDを最短で使えるような措置をとっていなかったり、医師や看護師を手配していないというケースもあります。運動会を開催した結果、社員が大量に休まなければならない事態は本末転倒ですよね？
さらには、社員の名前、年齢、性別など個人情報をあつかうわけですから、Pマークを取得している会社かどうかもチェックポイントに加えることをおすすめします。
※AED（自動体外式除細動器）とは、心臓が痙攣し心停止した状態になった心臓に対して、電気ショックを与え、正しいリズムに戻すための医療機器です。
その４．目的に合わせたプランを組めるか？
クライアントの目的や参加者属性にそったプランを作り、目に見える成果を出せるかは極めて大事です。ダメな例は、こんな競技リストがありますが、いかがですか？的な雑談で競技や内容を決めるような会社です。
各競技がどのような意味があり、どのような効果があるのか数値で表し、大会終了後に、どのような成果があったかをリポートとして出せるくらいじゃないと、企業が時間とお金をかけて行うには、経費のムダ使いになってしまいかねません。
多くの企業では、従業員の高齢化がはじまっており、若いうちから健康を意識した生活習慣が重要となってきました。また、従業員の健康増進を推進すると、仕事の効率が上がる事も分かってきました。社員の効率があがると、残業も減り、メンタルにもよい影響を及ぼします。
その５．適切な会場を確保出来るか？
もちろん、会場がないと開催できませんので、会場を確保する必要があります。そして、ここでもノウハウが必要です。運動会というと、大体の人が小学校や中学校の運動会を思い浮かべ、会場は中学校程度の広さのグランドか体育館でよいと考えてしまいます。しかし、思い出してほしいのですが、学校の運動会ではリハーサルがあり、事前に練習も行っていました。すでに何度もシュミレーションしているのですから、参加者や運営スタッフ一人一人が進行を理解していて、進行はスムースに進むわけです。オトナの運動会の場合、こうは行きません。ぶっつけ本番な上に、わがままなオトナ達。そして、チーム分けも学校のように赤チーム白チームのように単純ではなく、酷いと自分がどこのチームか分からない人までいます。
身体が大きくて、進行が分からない参加者を考えると、余裕をもった広さや進行スケジュール。時には複数競技を同時進行するなどの措置が必要です。また、雨対策で予備日を設けるスケジュール調整も学生に比べると大変です。屋内施設にするなどの措置を考えなくてはいけません。しかも比較的安価な公共施設はなかなか空きがありません。さらには、学校と違って、広範囲から集まる事を考えるとアクセスがよい場所が求められます。
これらを総合的に考慮し、適切な会場を確保する必要があるのです。
いかがでしたでしょうか？
一口に運動会といっても、たくさんの要素があり、ポイントをおさえなければいけません。これらの準備や運営を自社の総務部におしつけると、本業の方に支障を来してしまいモチベーションが低下する可能性すらあります。少人数でゆるゆるの運動会であれば、だれでも運営できます。しかし、会社の行事として、しっかり成果の出せるものを行うのであれば、上記の５つのポイントをおさえた会社を選定してください。
武田利也
